CABINET d'AVOCATS

4 Avocats partenaires

Back-office:

4 assistantes juridiques

SITUATION de CRISE:

• 1 assistante à 1.mois du CONGE MATERNITE
• 1 assistante en PREAVIS-DEMISSION        (Remplacements non organisés= Négligence)

MISSION:

Apporter des solutions d'organisation fonctionnelle pour sortir de la crise

AUDIT FONCTIONNEL:

• Chaque assitante travaille presque exclusivement pour un seul avocat, avec nombreuses perturbations . (Dossier, Expédition Courrier, "Sommelière" pour client, Petite main,...)
• Les appels téléphoniques sont pris aléatoirement par chacune d'entre elles
• Organisation des bureaux mal adaptée (localisation, rangement, archivage,...)
• Nombreuses reprises successives d'un même dossier
• Recours important aux heures supplémentaires

PRECONISATIONS et MISES en PLACE:

Réduire les Opérations "SANS VALEUR"

<=> LEAN Management

• Recruter immédiatement, via INTERIM d'une ''petite main", type hôtesse d'accueil;
• Revoir l'implantation des bureaux pour créer un vrai "Back office" commun;
• Eloigner les archives "Anciennes", dédier une pièces aux archives "Récentes"
• Gérer chaque dossier en "une SEULE FOIS" grâce à une gestion documentaire en "Kanban"
• Supprimer toute perturbation, par une mini-réunion quotidienne entre Avocats et "Back-office" pour définir l'urgent et le faisable.

RESULTATS:

• Au départ des 2 assistantes, avec le recrutement de l' "hôtesse" , la réorganisation des locaux, l'application des processus standardisés développés en commun, le travail est resté fluide avec un recours stable aux heures supplémentaires des 2 assistantes restées en poste.
• Par prudence pour sécuriser l'avenir, le recrutement d'un 1/2 poste d'assistante est prévu à brève échéance mais sans urgence.

CONCLUSION:

Les outils du LEAN Management s'appliquent efficacement à la

"Production de DOSSIERS"

= ''LEAN Office''