Conseils - Management - Développement
Conseils - Management - Développement

Magistrature:       Avocats, Notaires, Fiduciaires,...

Exemple de Mission

REORGANISATION FONCTIONNELLE

"LEAN management":

Rentabilité + Confort de travail 

CABINET d'AVOCATS

 

4 Avocats partenaires

 

Back-office:

4 assistantes juridiques

 

SITUATION de CRISE:

  • 1 assistante à 1 mois du CONGE MATERNITE
  • 1 assistante en PREAVIS de DEMISSION (Remplacements non organisés= Negligence)

 

MISSION:

Apporter des solutions d'organisation fonctionnelle pour sortir de la crise

 

AUDIT FONCTIONNELLE:

  • Chaque assitante travaille presque exclusivement pour un seul avocat, avec nombreuses perturbations . (Dossier, Expédition Courrier, "Sommelière" pour client, Petite main,...)
  • Les appels téléphoniques sont pris aléatoirement par chacune d'entre elles
  • Organisation des bureaux mal adaptée (localisation, rangement, archivage,...)
  • Nombreuses reprises successives d'un même dossier
  • Recours important aux heures supplémentaires

 

PRECONISATIONS et MISES en PLACE:

Réduire les Opérations "SANS VALEUR"

<=> LEAN Management

  • Recruter immédiatement, via INTERIM d'une ''petite main", type hôtesse d'accueil;
  • Revoir l'implantation des bureaux pour créer un vrai "Back office" commun;
  • Eloigner les archives "Anciennes", dédier une pièces aux archives "Récentes"
  • Gérer chaque dossier en "une SEULE FOIS" grâce à une gestion documentaire en "Kanban"
  • Supprimer toute perturbation, par une mini-réunion quotidienne entre Avocats et "Back-office" pour définir l'urgent et le faisable.

RESULTATS:

  • Au départ des 2 assistantes, avec le recrutement de l' "hôtesse" , la réorganisation des locaux, l'application des processus standardisés développés en commun, le travail est resté fluide avec un recours stable aux heures supplémentaires des 2 assistantes restées en poste.
  • Par prudence pour sécuriser l'avenir, le recrutement d'un 1/2 poste d'assistante est prévu à brève écheance mais sans urgence.

CONCLUSION:

Les outils du LEAN Management s'appliquent efficacement à la "Production de DOSSIERS"

 

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